Google Workspace per PMI e professionisti
- Google, Tecnologia
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Immaginati un “ufficio virtuale” che consente di lavorare ovunque e in qualsiasi momento.
Immagina di avere il tuo ufficio fisico trasportato nel mondo digitale, accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a internet.
Ecco, ciò che hai immaginato è Google Workspace, una suite di strumenti cloud sviluppata da Google per la produttività e la collaborazione, ideale per PMI e professionisti.
Per strumenti cloud si intendono applicazioni e servizi accessibili via internet senza necessità di installazione locale. Questi strumenti, come quelli offerti da Google Workspace, appunto, garantiscono continuità operativa, sicurezza e collaborazione in tempo reale, essenziali per piccole imprese, medie imprese e liberi professionisti.
Come sempre, con questo articolo entreremo nel cuore dell’argomento, vedremo come questa suite può stravolgere l’operatività dei business e come, tutte le funzionalità, possono essere sfruttate nelle aziende.
Suite Google Workspace: tutti gli strumenti di cui è composta
Produttività, ottimizzazione dei tempi e collaborazione.
Questi i principali punti di forza degli strumenti che compongono la suite di Google Workspace. Ecco perché è utile in qualsiasi contesto business, dal più piccolo al più grande.
Al suo interno è possibile trovare…
1. Gmail
Il servizio di posta elettronica di Google, integrato con strumenti di produttività come Google Calendar e Google Keep.
Con Gmail godrai di una casella di posta ordinata con funzionalità avanzate come: filtri antispam, etichette personalizzabili, risposte automatiche e la possibilità di organizzare le email in modo efficiente.
2. Google Drive
Il servizio di archiviazione cloud che permette di salvare, condividere e collaborare su file in tempo reale.
Grazie al cloud storage ogni utente ha uno spazio di archiviazione generoso che può essere aumentato con piani a pagamento, di cui parleremo più avanti. Drive supporta tutti i tipi di file, dai documenti ai video, e offre una sincronizzazione continua tra dispositivi.
3. Google Docs
Un elaboratore di testi online che consente la creazione e la modifica di documenti in tempo reale.
Simile a Microsoft Word, Docs permette la collaborazione simultanea tra più utenti, con commenti e suggerimenti integrati. I documenti vengono salvati automaticamente su Google Drive, garantendo che non si perdano mai progressi.
4. Google Sheets
Un foglio di calcolo collaborativo che offre funzionalità simili a Microsoft Excel, ma con l’aggiunta della collaborazione in tempo reale.
Gli utenti possono lavorare insieme su dati, grafici e formule, con la possibilità di visualizzare le modifiche in tempo reale. Sheets è ideale per la gestione di budget, analisi dei dati e reportistica.
5. Google Slides
Uno strumento per creare presentazioni simili a Microsoft PowerPoint. Consente la creazione di diapositive con testi, immagini, video e grafici.
La collaborazione in tempo reale permette a più utenti di lavorare contemporaneamente su una presentazione, rendendo facile condividere idee e feedback.
6. Google Forms
Uno strumento per la creazione di sondaggi e moduli online. Gli utenti possono creare questionari personalizzati, raccogliere risposte in tempo reale e analizzare i dati raccolti con Google Sheets.
Forms è utile per sondaggi di opinione, raccolta di feedback e registrazioni di eventi. Grandissima utilità per chi desidera utilizzare il parere altrui per compiere scelte aziendali.
7. Google Calendar
Un’applicazione di gestione del tempo che consente di pianificare eventi, riunioni e attività.
Gli utenti possono creare calendari condivisi, impostare promemoria e inviare inviti. L’integrazione con Gmail e Google Meet facilita la programmazione di videoconferenze e la gestione degli impegni.
8. Google Meet
Un servizio di videoconferenza che consente di tenere riunioni virtuali con colleghi e clienti.
Offre funzionalità come la condivisione dello schermo, la registrazione delle riunioni e la chat durante la chiamata. Meet è integrato con altri strumenti di Google Workspace, rendendo semplice avviare riunioni direttamente da Gmail o Calendar.
9. Google Chat
Google Chat è uno strumento di messaggistica istantanea per team.
Permette la comunicazione rapida e l’organizzazione di conversazioni in canali tematici. Gli utenti possono condividere file, collaborare su documenti e utilizzare bot per automatizzare attività ripetitive.
10. Google Sites
Uno strumento per creare siti web interni ed esterni senza necessità di competenze di programmazione.
Gli utenti possono creare siti per progetti, team o comunicazioni aziendali, integrando facilmente contenuti da altri strumenti di Google Workspace.
11. Google Keep
Un’applicazione per prendere appunti e creare liste di cose da fare.
Gli utenti possono creare note, aggiungere promemoria e condividere liste con altri membri del team. Keep si integra con Google Docs e Calendar, facilitando l’organizzazione delle idee e delle attività.
12. Admin Console
Lo strumento di amministrazione per gestire utenti, dispositivi e sicurezza.
Gli amministratori possono configurare impostazioni di sicurezza, monitorare l’attività degli utenti e gestire l’accesso alle applicazioni.
13. Google Vault
Uno strumento per l’archiviazione eDiscovery, utilizzato per conservare, cercare e esportare dati aziendali.
È essenziale per la conformità legale e la gestione delle informazioni aziendali.
Sì, le funzioni a pagamento sono veramente tante e spesso, per comprenderle e sfruttarle, è essenziale richiedere consulenza a degli esperti.
Utilizzo strategico di Google Workspace
Alleati preziosi per PMI e liberi professionisti
Come visto nel paragrafo precedente, la suite di Google è una potente raccolta di software.
L’uso dello spazio base di lavoro è gratuito e non sempre l’utente sa come sfruttare al meglio le potenzialità di questo strumento.
Vi sono funzionalità aggiuntive, a pagamento, che meritano di essere sfruttate. Alcuni esempi sono: domini personalizzati, archiviazione cloud illimitata, assistenza clienti e altri servizi portentosi per le attività.
Le funzioni di base di Gmail, Google Docs e Forms sono sì, già di per sé, utili e performanti, ma le funzioni a pagamento permettono veramente di fare un upgrade notevole dal punto di vista dell’organizzazione e dell’efficienza lavorativa.
Il primo consiglio, quindi, è valutare le funzioni a pagamento.
Quest’ultime includono maggiore spazio di archiviazione, strumenti avanzati di sicurezza e amministrazione, e assistenza clienti 24/7. Funzionalità come Google Meet per videoconferenze con più partecipanti, Drive con capacità estesa, e strumenti di collaborazione potenziati, migliorano la produttività aziendale.
Ma ora procediamo con i consigli. Delle funzioni a pagamento parleremo meglio tra un po’…
Se utilizzi Google Workspace, non puoi non scoprire gli add-on.
Apri un file, fare clic su “Componenti aggiuntivi” e successivamente su “Ottieni componenti aggiuntivi”.
Uno degli “add-on” più popolari e preziosi è “Strumenti di potenza” nei fogli di calcolo, con il quale è possibile dividere il testo, confrontare i dati, togliere spazi inutili, unire dati, etc…
Se amate la matematica e la scienza, adorerete anche il componente aggiuntivo WolframAlpha, per rintracciare calcoli matematici, fatti scientifici e altre informazioni utili inerenti.
Altro consiglio per facilitarsi la vita in ufficio con Google Workspace: usare Google Calendar come assistente personale.
Pianifica le tue giornate, tieni sotto controllo i tuoi compiti, monitora le tue riunioni e organizza al meglio il tuo tempo.
Inoltre, puoi trasformare Google Calendar in uno strumento di produttività grazie a “Tasks” che consente di creare semplici elenchi di cose da fare. Una volta salvata l’attività e allacciata al calendario, quest’ultimo si trasformerà in uno strumento di produttività.
Altro consiglio prezioso è quello di sfruttare la funzione di modifica immagini senza lasciare Google Docs.
Questa comoda funzione non è così conosciuta e sfruttata come meriterebbe.
Come usarla? Dopo aver importato l’immagine desiderata, fai clic su di essa per aprire il menu aggiuntivo.
Non potrai sfruttare le funzioni tipiche di un software di editing di immagini professionale ma avrai la possibilità di apportare le modifiche base (taglio, rotazione, etc…), senza uscire dal documento.
Tra i consigli preziosi da seguire utilizzando la suite, possiamo poi omettere la funzione “registrazione” di Meet?
Grazie a questa funzione potrai registrare lunghe conversazioni con colleghi, riunioni, meeting e corsi (ovviamente avvisando prima tramite notifica). Un’utilità non di poco conto se si desidera recuperare informazioni preziose dopo molto tempo.
Infine, ti parliamo di G Suite for education: un supporto notevole per chi opera nel campo della formazione e che permette a insegnanti (enti pubblici e privati) e studenti di creare e crescere insieme, sia in presenza che a distanza.
Ad esempio, uno studente può iniziare una presentazione a scuola utilizzando un Chromebook fornito dall’istituto e completarla a casa, accedendo dalla propria cameretta.
Pensa che nel 2020, G Suite for Education ha dato la possibilità a tantissime scuole, insegnanti e studenti di superare le difficoltà legate all’emergenza sanitaria, mantenendo alto il livello di istruzione anche a distanza.
G Suite, dal primo maggio, può essere usato solo in seguito alla sottoscrizione di un piano a pagamento Google Workspace. Diversamente l’account, se già esistente, verrà bloccato.
Cogliamo l’occasione, nel prossimo paragrafo, per parlare di altre funzioni a pagamento a cui è veramente difficile rinunciare in ambito lavorativo.
Google Workspace senza funzioni a pagamento? Ahi ahi!
Lo abbiamo già detto ma lo ripetiamo: le funzioni a pagamento di Google Workspace fanno la differenza!
Se sei un libero professionista o se sei a capo di una PMI, non puoi ignorare questo aspetto!
Stiamo parlando di investimenti veramente contenuti rispetto ai vantaggi:
- 7,20 $ per utente per Business Starter
- 14,40 $ per utente per Business Standard
- 21,60 $ per utente per Business Plus
Meno di un caffè al giorno per:
- Spazio di archiviazione esteso: Google Workspace a pagamento offre maggiore capacità rispetto alla versione gratuita, permettendo di conservare e organizzare una quantità elevata di dati, documenti e file multimediali senza preoccuparsi di esaurire lo spazio;
- Sicurezza avanzata: le versioni a pagamento includono funzionalità avanzate di sicurezza, come l’autenticazione a due fattori, la gestione centralizzata delle autorizzazioni e strumenti di monitoraggio delle attività sospette. Questo garantisce che le informazioni aziendali siano sempre protette contro le minacce informatiche;
- Supporto prioritario: con Google Workspace a pagamento, si accede a un supporto clienti 24/7, garantendo assistenza immediata in caso di problemi tecnici o domande. Questo è particolarmente utile per le PMI che non dispongono di un team IT dedicato;
- Strumenti di collaborazione potenziati: le funzionalità avanzate di Google Meet permettono videoconferenze con un numero maggiore di partecipanti, registrazione delle riunioni e integrazioni con altri strumenti di produttività;
- Integrazioni e automazioni: Google Workspace a pagamento offre integrazioni avanzate con altre applicazioni aziendali tramite API e strumenti come Zapier. Questo consente di automatizzare flussi di lavoro, risparmiando tempo prezioso e riducendo gli errori manuali;
- Personalizzazione e controllo: è possibile creare email con dominio personalizzato, configurare flussi di lavoro e gestire utenti e dispositivi con la Console di Amministrazione.
Google Workspace è veramente un valore aggiunto in azienda!
Gestire meglio il proprio tempo, organizzare i progetti e mantenere una comunicazione professionale con i clienti. Accedere ai dati da qualsiasi dispositivo, godere di massima continuità operativa e lavorare efficientemente anche mentre si è in fila alla cassa.
Insomma, Google Workspace è la soluzione perfetta per migliorare la produttività, la collaborazione e la continuità operativa in ambito aziendale. Grazie alla potenza del cloud, gli strumenti inclusi offrono accessibilità, sicurezza e funzionalità avanzate che rispondono alle esigenze moderne dei business.
Ti ricordiamo che noi di Softweb siamo orgogliosamente in partnership con Google e siamo pronti a offrire queste licenze. Siamo a tua completa disposizione per aiutarti a scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze specifiche, assicurandoti una transizione fluida e il massimo rendimento dalle potenzialità di Google Workspace.
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