Combattere la procrastinazione in ambito lavorativo
- Comunicazione
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Venerdì 6 settembre sarà la giornata per Combattere la Procrastinazione, una problematica che colpisce gli ambiti lavorativi… E non solo!
Cosa significa procrastinare e quali sono, dunque, le minacce per chi lavora all’interno di un’azienda o come libero professionista?
Procrastinare significa rimandare intenzionalmente un’azione o un compito che dovrebbe essere svolto. Ciò avviene nonostante la consapevolezza delle conseguenze negative che ne potrebbero derivare!
Conosci anche tu questa dinamica, vero?
È come premere ripetutamente il tasto “snooze” della sveglia, sapendo benissimo che dobbiamo alzarci.
Nelle prossime righe affronteremo meglio questa problematica, in modo da permettere a qualsiasi lavoratore di tutelare la propria produttività e organizzazione. Vogliamo permettere a tutti di vantare una gestione del lavoro efficiente e in linea con i propri obiettivi di business.
Iniziamo dalle minacce connesse alla procrastinazione.
Procrastinazione: occhi alle minacce!
Rimandare deliberatamente un compito, nonostante la consapevolezza delle possibili ripercussioni negative, è una trappola comune in cui è veramente troppo facile cadere.
In ambito lavorativo, i rischi associati alla procrastinazione sono numerosi e seri.
Tra i principali effetti negativi della procrastinazione, possiamo evidenziare i seguenti:
- Aumento dello stress e dell’ansia: quando si posticipano i compiti, l’accumulo di attività non svolte crea una crescente sensazione di essere sopraffatti. Questa sensazione può sfociare in uno stato di ansia, aggravato dalla consapevolezza del tempo che scorre inesorabilmente e dall’impossibilità di rispettare le scadenze;
- Riduzione della produttività: la procrastinazione può portare a lavorare sotto una pressione intensa, condizione che spesso si traduce in una diminuzione della qualità del lavoro e in un aumento del rischio di errori;
- Ritardi nei progetti: questo non solo può compromettere la reputazione professionale, ma anche influire negativamente sulle relazioni con colleghi e clienti. La fiducia che gli altri ripongono nella nostra capacità di rispettare le scadenze può essere seriamente minata;
- Mancanza di soddisfazione personale: completare un compito all’ultimo minuto, sotto pressione, non offre la stessa gratificazione che si otterrebbe eseguendo il lavoro con cura e tranquillità. La sensazione di aver fatto solo il minimo indispensabile per rispettare una scadenza può lasciare insoddisfatti, riducendo il senso di realizzazione personale;
Perdita di opportunità: concentrarsi su compiti di bassa priorità a discapito di quelli più rilevanti può limitare le prospettive di carriera e il miglioramento delle proprie competenze.
Da dove nasce la procrastinazione
Sono ormai chiare le minacce, ma quali sono le cause della procrastinazione? Magari, conoscendole, è possibile evitare questo fenomeno così scomodo!
Sicuramente, la paura di non essere all’altezza o di commettere errori può paralizzare e spingere a rimandare. In poche parole, la paura di fallire può essere “letale”. Altra causa, è la fissazione verso il perfezionismo: la ricerca della perfezione assoluta può bloccare l’azione, perché si ha paura di non raggiungere uno standard ideale.
Vi sono poi cause involontarie, come ad esempio il sovraccarico di lavoro. Quando si ha troppo da fare, è facile sentirsi sopraffatti e rimandare le attività più impegnative.
Ulteriore causa, la più scontata e forse frequente, è la mancanza di motivazione, spesso associata a compiti che non appassionano o per i quali non proviamo piacere.
Infine, le notifiche del telefono, dei social media e altri stimoli esterni che possono distrarci dai nostri obiettivi e farci perdere tempo prezioso.
Come evitare tutto questo? Quali sono le tecniche che si possono utilizzare, soprattutto all’interno di un contesto lavorativo, per evitare di procrastinare?
Abbiamo fatto un lavoro approfondito di ricerca su Google e abbiamo stilato una lista di consigli da seguire per migliorare la produttività, evitando di sovraccaricarsi di lavoro ed entrare nella tanto odiata fase di burnout.
Lotta alla procrastinazione: ecco come evitarla
Sebbene la procrastinazione sia un comportamento che può compromettere seriamente la nostra produttività e il nostro benessere, esistono strategie efficaci che possono aiutarci a superare questo ostacolo e a gestire meglio il nostro tempo, migliorando così sia la qualità del nostro lavoro che la nostra soddisfazione personale.
Ecco alcuni consigli pratici per combattere la procrastinazione e mantenere alta la motivazione.
Suddividi i compiti in attività più piccole
Chi va piano va sano e va lontano… Senza stress soprattutto!
Uno dei motivi principali per cui si tende a procrastinare è la percezione di un compito come troppo complesso o impegnativo.
Una strategia efficace per superare questo ostacolo è suddividere il compito in attività più piccole e gestibili. In questo modo, ogni singola parte del lavoro appare meno intimidatoria, rendendo più semplice avviarsi e proseguire. Questa tecnica non solo facilita l’inizio, ma permette anche di monitorare i progressi più facilmente, dando una sensazione di realizzazione ad ogni passaggio completato.
Utilizza la tecnica del "pomodoro"
In pratica… Lavora in sessioni di 25 minuti, chiamate “pomodori”, seguite da una breve pausa di 5 minuti. Dopo quattro “pomodori”, si fa una pausa più lunga di 15-30 minuti.
Questo approccio aiuta a mantenere alta la concentrazione, poiché 25 minuti sono un intervallo di tempo abbastanza breve da non risultare eccessivamente impegnativo, ma sufficientemente lungo da portare a termine un’attività. Le pause frequenti riducono il rischio di esaurimento mentale, mantenendo il cervello fresco e reattivo.
Stabilisci scadenze realistiche e rispettale
Stabilire scadenze troppo rigide o irrealistiche può portare a ulteriore stress e alla tentazione di rimandare.
È importante, quindi, fissare obiettivi temporali che siano ambiziosi ma raggiungibili. Quando si ha una scadenza chiara in mente, il lavoro assume una maggiore urgenza, e si è più motivati a iniziare e a portare a termine i compiti. Inoltre, rispettare le scadenze incrementa la fiducia in se stessi e la propria capacità di gestione del tempo.
Elimina le distrazioni
Comincia ad usare il tasto “silenzioso” e “Off”.
In un mondo sempre più connesso, è facile essere interrotti da notifiche sullo smartphone, e-mail in arrivo, social media o semplicemente da rumori ambientali. Per evitare che queste distrazioni prendano il sopravvento, è fondamentale disattivare le notifiche durante le ore di lavoro oppure utilizzare app che bloccano i siti web che possono distrarre. Anche piccoli accorgimenti come avvisare i colleghi che si desidera non essere disturbati in certi orari possono fare una grande differenza.
Curare e posizionare la propria scrivania
Una scrivania ben organizzata e posizionata in un luogo adatto può fare la differenza tra una giornata produttiva e una trascorsa a rimandare i compiti.
Idealmente, dovrebbe essere collocata in un’area tranquilla e ben illuminata. La luce naturale non solo migliora l’umore, ma aumenta anche la produttività. Anche l’orientamento della scrivania può influire: posizionarla in modo da ridurre le distrazioni visive, come corridoi trafficati o schermi di altri dispositivi, aiuta a mantenere il focus. Infine, personalizza lo spazio con qualche oggetto che ispiri e motivi, come piante o foto.
Premiati per i risultati raggiunti
Impara a darti una pacca sulla spalla!
Il meccanismo della ricompensa può essere un potente stimolo per combattere la procrastinazione. Dopo aver completato un compito o raggiunto un traguardo intermedio, concedersi una piccola ricompensa può incentivare a continuare a lavorare. Le ricompense non devono essere necessariamente grandi o costose; possono variare da una breve pausa, una tazza di caffè, un dolce, a una passeggiata all’aperto. L’importante è che rappresentino un momento di piacere che segua un momento di sforzo.
Pianifica la giornata in anticipo
Nel journaling potresti trovare un affiatato alleato!
Uno dei modi più efficaci per prevenire la procrastinazione è pianificare la giornata in anticipo. Inizia la giornata con una chiara visione di ciò che devi fare, stabilendo una lista di priorità. Questo ti aiuterà a mantenere il focus sui compiti più importanti e a gestire meglio il tempo. Una buona pratica è dedicare 10-15 minuti alla fine di ogni giornata lavorativa per pianificare le attività del giorno successivo. Definisci quali sono le attività più urgenti e assegna a ciascuna un orario specifico.
Tecniche di visualizzazione dell’obbiettivo
Se lo sogni puoi averlo!
La visualizzazione è una tecnica potente che può aiutarti a combattere la procrastinazione. Consiste nell’immaginare in modo vivido e dettagliato il successo che otterrai completando un compito. Prenditi qualche minuto per chiudere gli occhi e visualizzare il momento in cui hai portato a termine un progetto importante, immaginando la soddisfazione e il sollievo che proverai. Questa pratica può essere particolarmente motivante, poiché ti connette emotivamente con l’obiettivo finale.
Tecniche di motivazione di business coaching
Supera gli ostacoli mentali e rimani focalizzato sui tuoi obiettivi.
Una delle metodologie più utilizzate nel coaching è l’automonitoraggio, unito alla autoriflessione. Tenere traccia dei tuoi progressi e riflettere regolarmente su ciò che funziona e su ciò che necessita di miglioramenti ti consente di mantenere un alto livello di motivazione e di adattare le tue strategie in modo proattivo. Anche il concetto di “accountability” è centrale nel coaching: lavorare con un coach o con un trainer di settore può aiutarti a rimanere impegnato nei tuoi compiti, poiché sai che qualcuno ti terrà responsabile delle tue azioni.
Procrastinazione KO: i libri consigliati
Prima di lasciarti, vogliamo suggerirti delle ultime tips per rendere KO la procrastinazione. Vogliamo indicarti i titoli di 5 libri preziosi, che devono assolutamente essere presenti sul tuo comodino se vuoi rafforzare concentrazione, determinazione e motivazione.
- “The War of Art” di Steven Pressfield
Questo libro esplora il concetto di “resistenza”, ossia quella forza che ci trattiene dal portare a termine i nostri progetti e sogni. Pressfield offre strategie pratiche per superare questa resistenza e realizzare ciò che ci proponiamo. - “Atomic Habits” di James Clear
Questo libro è un’ottima risorsa per chiunque voglia migliorare le proprie abitudini. Spiega come piccoli cambiamenti quotidiani possano portare a grandi risultati e offre strategie per superare la procrastinazione attraverso la creazione di buone abitudini. - “Eat That Frog!” di Brian Tracy
Il titolo si basa sul concetto di affrontare prima la cosa più difficile della giornata (“mangiare la rana”), in modo da togliersela di mezzo e ridurre la procrastinazione. Il testo propone 21 tecniche pratiche per organizzare il tempo e migliorare la produttività. - “The Procrastination Equation” di Piers Steel
Questo libro combina ricerca scientifica e consigli pratici per aiutarti a comprendere le cause della procrastinazione e come superarla. Lo scrittore esplora i fattori psicologici che portano alla procrastinazione e fornisce soluzioni basate su dati empirici. - “Deep Work” di Cal Newport
Il testo esplora l’importanza della concentrazione profonda e come coltivarla in un mondo pieno di distrazioni. Questo libro ti aiuterà a creare un ambiente e una mentalità che facilitano il lavoro concentrato, riducendo così la procrastinazione. - “The Now Habit” di Neil Fiore
Questo libro offre un approccio completo per superare la procrastinazione, basato sulla comprensione delle sue radici psicologiche e sulla creazione di strategie pratiche per aumentare la produttività senza stress. - “Getting Things Done” di David Allen
Conosciuto anche come GTD, è un classico della gestione del tempo e della produttività. Lo scrittore propone un sistema organizzato per gestire le attività, ridurre lo stress e affrontare la procrastinazione con un approccio strutturato.
La sinergia di due o più tecniche elencate in precedenza, insieme alle letture sul tema, può aiutare a migliorare la tua capacità di rimanere concentrato e determinato, riducendo significativamente la procrastinazione.
Sebbene ci ritroviamo in un mondo sempre più tecnologico, accelerato e che richiede alte prestazioni, i metodi per ovviare alla procrastinazione esistono e attendono solo di essere sfruttati!