Guida rapida alla configurazione iniziale di Google Workspace
- Google, Software
Tabella dei Contenuti
Se non hai mai sentito parlare di Google Workspace per aziende, benvenuto a conoscenza della soluzione all-in-one di Google che ti permette di lavorare in modo smart, collaborare facilmente con il tuo team e mantenere tutto organizzato… Ovunque ti trovi!
In pratica, ti stiamo per fornire una guida circa la cassetta degli attrezzi digitale più fornita del web!
Con Gmail, Google Drive, Documenti, Fogli, Meet e tanto altro (tutto integrato in un unico posto), Google Workspace è perfetto per le aziende che vogliono semplificare il lavoro e migliorare la produttività.
Ora, perché è così importante configurare Google Workspace nel modo giusto fin dall’inizio?
Beh, pensa alla configurazione come alle fondamenta di una casa. Se non è solida, prima o poi avrai problemi. Con una corretta configurazione iniziale, puoi assicurarti che tutto funzioni alla perfezione e che il tuo team possa partire col piede giusto.
Una buona configurazione ti permette di gestire al meglio utenti, ruoli e permessi. Garantisce la sicurezza dei tuoi dati, imposta regole chiare per la condivisione e la collaborazione e personalizza i servizi in base alle esigenze specifiche della tua azienda
Per iniziare con il piede giusto, in questa guida ti spiegheremo come configurare correttamente Google Workspace e cominciare a operare in un ambiente di lavoro fluido e organizzato!
Creazione dell’account e configurazione del dominio aziendale Google Workspace
Ora che hai capito l’importanza di una buona configurazione iniziale, vediamo insieme i primi passi per impostare il tuo Google Workspace.
1. Registrazione a Google Workspace
Il primo passo per usare Google Workspace è, ovviamente, quello che prevede la creazione dell’account.
Vai su Google Workspace e clicca su Inizia ora/Inizia la prova gratuita. Ti verrà chiesto di inserire alcune informazioni di base, come il nome della tua azienda, il numero di dipendenti e il paese in cui operi.
Una delle prime scelte importanti sarà quella del piano.
Google Workspace offre diverse opzioni in base alle tue esigenze, tra cui:
- Business Starter: perfetto per piccole aziende che hanno bisogno degli strumenti essenziali;
- Business Standard: offre più spazio di archiviazione e funzioni avanzate di collaborazione;
- Business Plus: aggiunge funzionalità di sicurezza avanzate e controllo degli accessi.
Se non sei sicuro su quale piano scegliere, non preoccuparti: puoi iniziare con una prova gratuita di 14 giorni e decidere con calma quale piano si adatta meglio al tuo team. L’importante è non fare scelte affrettate! Valuta bene le dimensioni della tua azienda e le funzionalità di cui hai bisogno.
2. Collegamento del dominio aziendale
Ecco la parte interessante: collegare il tuo dominio aziendale.
È qui che puoi fare in modo che la tua email diventi super professionale, tipo tuonome@tuaazienda.com, utilizzando Gmail.
Se hai già un dominio, tutto ciò che devi fare è collegarlo al tuo account Google Workspace durante la configurazione. Ti verrà chiesto di verificare la proprietà del dominio, seguendo alcune istruzioni che coinvolgono l’aggiornamento dei record DNS sul sito dove hai registrato il dominio (ad esempio GoDaddy, Aruba, ecc.). Google ti guiderà passo passo, quindi non c’è da preoccuparsi, anche se non hai molta esperienza in questo campo.
Se non hai un dominio, puoi registrarne uno direttamente attraverso Google Workspace durante la configurazione. Un dominio personalizzato dà un’immagine più professionale alla tua azienda, migliorando la fiducia dei tuoi clienti.
3. Configurazione di Gmail con il tuo dominio
Una volta verificato il dominio, il prossimo passo è impostare Gmail per utilizzare il tuo nuovo indirizzo email personalizzato. Gmail ti permetterà di accedere alle tue email con la stessa interfaccia semplice che conosci già, ma con il vantaggio di un indirizzo aziendale.
A questo punto sei quasi pronto per partire! Puoi anche aggiungere altri utenti del tuo team e personalizzare i loro indirizzi email seguendo lo stesso processo.
Gestione degli utenti: aggiungere nuovi utenti e creare gruppi
Ora che il tuo account Google Workspace è attivo e il dominio aziendale è configurato, il passo successivo è gestire gli utenti e assicurarti che il tuo team abbia accesso agli strumenti necessari per lavorare in modo efficiente.
Tutto questo si gestisce facilmente dall’Admin Console, il pannello di controllo centrale per amministrare il tuo Google Workspace.
1. Aggiungere nuovi utenti
Per aggiungere nuovi membri del team, accedi all’Admin Console andando su [admin.google.com]. Una volta dentro, segui questi passaggi:
- Vai alla sezione Utenti;
- Clicca su Aggiungi nuovo utente;
- Inserisci il nome, cognome e l’indirizzo email personalizzato del nuovo utente. Potrai anche impostare una password temporanea, che il nuovo utente dovrà cambiare al primo accesso;
A questo punto, l’utente riceverà un’email di benvenuto con le istruzioni per accedere al proprio account.
Il bello di Google Workspace è che, una volta aggiunto l’utente, avrà accesso a tutti i servizi di Google (Gmail, Drive, Meet, ecc…) con il suo indirizzo aziendale, il tutto gestito centralmente da te.
2. Creare gruppi per una gestione organizzata
Se la tua azienda ha team o dipartimenti diversi, creare gruppi di utenti può essere molto utile. I gruppi semplificano l’invio di email a un intero team (ad esempio marketing@tuaazienda.com), la condivisione di documenti su Drive e la gestione dei permessi su larga scala.
Ecco come crearli:
- Sempre nell’Admin Console, vai su “Gruppi”;
- Clicca su “Crea gruppo”;
- Inserisci un nome per il gruppo (es. “Marketing” o “Vendite”) e l’indirizzo email che rappresenterà il gruppo;
- Aggiungi gli utenti che devono far parte del gruppo.
Puoi utilizzare i gruppi anche per assegnare autorizzazioni di accesso comuni a più utenti contemporaneamente, semplificando la gestione.
3. Impostare ruoli e autorizzazioni
Ogni utente in Google Workspace può avere ruoli diversi.
Per garantire che tutto sia organizzato e sicuro, è importante impostare correttamente i ruoli e le autorizzazioni. Gli utenti non devono necessariamente avere tutti gli stessi permessi.
Nell’Admin Console, puoi assegnare ruoli specifici come:
- Super amministratore: ha accesso completo a tutte le impostazioni e può gestire l’intero sistema. Idealmente, questo ruolo dovrebbe essere riservato a poche persone di fiducia;
- Amministratore utente: può gestire l’aggiunta e la modifica degli utenti, ma non ha accesso ad altre impostazioni critiche;
- Amministratore dei gruppi: può creare e gestire gruppi di utenti, ma senza il controllo completo su altri aspetti del sistema.
Impostare i ruoli correttamente è fondamentale per mantenere ordine e sicurezza all’interno del tuo Google Workspace.
Limitare l’accesso alle impostazioni più sensibili e delegare specifiche responsabilità evita che errori o modifiche accidentali compromettano il funzionamento del sistema.
Configurazione della sicurezza in Google Workspace
La sicurezza è una priorità assoluta quando si lavora con dati aziendali sensibili. Google Workspace offre una vasta gamma di strumenti per proteggere il tuo account e i dati della tua azienda, garantendo che solo le persone autorizzate possano accedervi.
Vediamo insieme i passaggi chiave per impostare una solida configurazione della sicurezza.
1. Verifica in due passaggi (2-Step Verification)
Uno dei modi più semplici ed efficaci per proteggere il tuo account Google Workspace è abilitare la verifica in due passaggi. Con questa funzione, oltre alla password, sarà richiesto un secondo fattore di autenticazione, solitamente un codice inviato al telefono o generato da un’app. Questo aggiunge un ulteriore livello di sicurezza, prevenendo accessi non autorizzati anche se qualcuno dovesse ottenere la password.
Per abilitare la verifica in due passaggi:
- Accedi all’Admin Console e vai su Sicurezza;
- Seleziona Impostazioni di verifica in due passaggi e abilitala per l’intera organizzazione o per gruppi specifici;
- Una volta attivata, gli utenti dovranno seguire le istruzioni per collegare un numero di telefono o un’app di autenticazione come Google Authenticator.
Ti consigliamo vivamente di rendere obbligatoria la verifica in due passaggi per tutti i tuoi utenti. È una misura semplice che può evitare problemi di sicurezza molto più complessi in futuro.
2. Protezione dei dati aziendali
Google Workspace ti offre numerose opzioni per proteggere i dati sensibili della tua azienda:
- Gestione dei dispositivi: tramite l’Admin Console, puoi monitorare e controllare i dispositivi mobili (smartphone, tablet) che accedono ai dati aziendali. Puoi impostare criteri per bloccare dispositivi non sicuri o cancellare i dati da remoto in caso di smarrimento o furto;
- DLP (Data Loss Prevention): Google Workspace include strumenti di prevenzione della perdita di dati, che ti permettono di creare regole per impedire che informazioni sensibili, come numeri di carte di credito o dati personali, vengano condivise accidentalmente via email o attraverso altri canali;
- Crittografia dei dati: tutte le comunicazioni e i file gestiti da Google Workspace sono crittografati sia in transito che a riposo, garantendo che i tuoi dati siano sempre protetti.
Abilitare la verifica in due passaggi e sfruttare gli strumenti di protezione dei dati come DLP e la gestione dei dispositivi ti aiuterà a garantire che i dati aziendali rimangano al sicuro, riducendo al minimo i rischi.
Personalizzazione delle applicazioni principali: Gmail, Google Calendar e Google Drive
Una volta completato il setup iniziale e garantita la sicurezza, il passo successivo è personalizzare le applicazioni principali di Google Workspace: Gmail, Google Calendar e Google Drive. Questo è necessario per adattarle alle esigenze specifiche della tua azienda.
Ogni azienda lavora in modo diverso, quindi sfruttare al meglio le opzioni di personalizzazione ti aiuterà a ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare la produttività del tuo team.
1. Personalizzazione di Gmail
Gmail è l’applicazione che userai di più, quindi personalizzarla può davvero fare la differenza.
Ecco alcuni suggerimenti:
- Email personalizzata con il dominio aziendale: come abbiamo già accennato, puoi utilizzare il tuo dominio aziendale per creare email personalizzate (es. **tuonome@tuaazienda.com**), dando un tocco professionale alle comunicazioni;
- Etichette e filtri: Gmail consente di creare etichette e filtri per organizzare automaticamente le email. Puoi, ad esempio, etichettare tutte le email provenienti dal reparto vendite o dai clienti prioritari, permettendoti di trovare le informazioni più velocemente;
- Firma aziendale: imposta una firma professionale per le tue email, includendo il logo dell’azienda e i dettagli di contatto. Vai su Impostazioni > Generali > Firma e aggiungi una firma personalizzata per tutto il team.
2. Personalizzazione di Google Calendar
Google Calendar è perfetto per pianificare riunioni e gestire gli appuntamenti dell’azienda. Ecco alcune idee per personalizzarlo:
- Calendari condivisi: crea calendari condivisi per team o progetti specifici, in modo che tutti abbiano visibilità su riunioni, scadenze e attività importanti. Ogni dipartimento può avere un proprio calendario, facilitando la gestione del tempo;
- Fusi orari multipli: se il tuo team lavora in sedi diverse, puoi attivare l’opzione per visualizzare fusi orari multipli, assicurandoti che le riunioni siano pianificate correttamente;
- Notifiche personalizzate: imposta notifiche personalizzate per gli eventi, così il team riceverà promemoria in tempo per prepararsi alle riunioni o rispettare le scadenze.
3. Personalizzazione di Google Drive
Google Drive è lo spazio centrale per archiviare, condividere e collaborare sui file aziendali.
Personalizzarlo ti aiuterà a gestire meglio i documenti:
- Struttura delle cartelle: organizza Google Drive con una struttura di cartelle logica per il tuo business, creando una gerarchia chiara per dipartimenti, progetti o clienti;
- Condivisione e permessi: puoi scegliere chi può visualizzare, modificare o commentare i documenti, garantendo che solo le persone giuste abbiano accesso alle informazioni sensibili;
- Drive condivisi: a differenza dei Drive personali, i file qui sono di proprietà dell’azienda e non si perdono se un dipendente lascia l’azienda.
Ricorda, un setup ben fatto ti permette di prevenire problemi futuri e di lavorare con serenità. Se hai bisogno di assistenza, non esitare a contattare il supporto all’assistenza ufficiale di Google Workspace o a richiedere assistenza professionale a Softweb.